Wie Du Workflow in Deiner Praxis – Schaffst Die Kanban-Kombipackung, Kanban Teil 9

In den vorangegangenen Beiträgen zur Kanbanliste  und Überprüfung der Wirtschaftlichkeit Deiner Praxis habe ich den Umgang mit dem Kanban-Board in Form von Listen und Phasen vorgestellt.

Digital + Analog = Die Kombipackung

Eine andere Form der visuellen Darstellung ist die Kombination aus diesem praktischen digitalen Kanban-Board mit einem echten physischen Board.

Die Techniker von MyOrthoLab® arbeiten zwar in einem fast vollständig digitalen Labor, aber es ist eben fast vollständig digital und nicht komplett. Denn nach wie vor müssen wir Arbeiten wie Plattenapparaturen per Hand herstellen. Jetzt haben wir, parallel zum digitalen Workflow Regalfächer für jede Technikerin, passend zum digitalen Board erstellt. Ein Eingangsfach für das gesamte Labor, dann eine Verteilung auf die einzelnen Mitarbeiter, dann der Arbeitsplatz selbst, also ein dreiphasiges System. Hierdurch können wir die WIP-Limits für jede Technikerin optimal überwachen und die Arbeiten gerecht und gleichmäßig im Flow verteilen. Jede Technikerin sieht auch, an welchen Aufgaben die KollegInnen arbeiten, es besteht also völlige Transparenz.

Automatisierung nutzen

Durch die Kopplung mit dem digitalen System geschieht folgendes: Jede Arbeit kann von überall per Smartphone oder PC verfolgt werden. Gleichzeitig können Automatisierungen programmiert werden, zum Beispiel E-Mails an Kunden mit Informationen, in welcher Phase sich die Arbeit befindet. Aufgaben werden automatisch an die Verwaltung geschickt, wenn Unterlagen vom Kunden fehlen, wenn die Rechnung verschickt werden soll. Es werden Warnungen versendet, wenn die Arbeit zu lange in einer Phase verharrt und demzufolge offensichtlich ein Problem vorliegt, das gelöst werden muss.

Workflow schaffen

Du siehst also, dass die Einführung von Kanban ein schier unerschöpfliches Potential bietet, die Praxis zu optimieren, Prozesse zu automatisieren und transparenter zu gestalten. Manche Teammitglieder hatten am Anfang die Sorge, dass die ebenfalls resultierende stärkere Überwachung sie zusätzlich unter Druck setzen würde. Aber diese negativen Gedanken verflogen schneller als sie kamen. Sie merkten nämlich bald, dass sie zwar stärker kontrolliert werden können, die Schaffung von WIP-Limits (Begrenzung der Zahl an Arbeiten, die das Team zum optimalen Workflow benötigt. WIP = Work in Progress) ihnen aber auch eine faire Möglichkeit bietet, wirklich nur die tatsächlich umsetzbare Arbeit durchführen zu müssen. Früher entstanden hier Staus. Stress, Überstunden, zusätzliche Einstellungen usw. waren die Folge. Heute gestalten alle Mitarbeiter mit mir zusammen ihre WIP-Limits aus. Die Schnellen brennen nicht aus und die Langsamen bremsen nicht mehr aus, alles ist im Flow.

Findest Du nicht auch verblüffend, dass scheinbar anti-intuitive Lösungen die besten Resultate erbringen? Schau es Dir gerne in meinen Praxen an, und dann setze es selber um!