Was hat es mit der 5-S-Methode auf sich?

Hast du dir in der Vergangenheit vorgenommen, deine Praxis etwas mehr „lean und clean“ zu machen? In diesem Fall solltest du dich unbedingt mit der 5-S-Methode beschäftigen. Denn: Nicht nur „W-Fragen“, sondern eben auch der Buchstabe „S“ spielt bei deiner Praxis-Organisation eine wichtige Rolle.

In diesem Artikel erfährst du, was es mit der 5-S-Methode auf sich hat und wie diese dir dabei helfen kann, die Abläufe in deinem beruflichen Umfeld zu verbessern!

Jedes „S“ hat – wer hätte es gedacht? – hierbei eine ganz besondere Bedeutung.

„S“ wie „Sortieren“

• Achte darauf, dass alles am vorgesehenen Platz ist.
• Sortiere das, was du nicht mehr brauchst, aus und trenne dich dementsprechend von Altlasten. (Meist kannst du das, was du mindestens ein Jahr nicht benutzt hast, aussortieren.)
• Sorge dafür, dass sich das, was du immer wieder brauchst, in deiner Nähe befindet.

„S“ wie „Systematisieren“

• Schaffe eine Ordnung, die auf klaren Strukturen beruht.
• Hilf deinen Mitarbeitern dabei, das System, das du geschaffen hast, zu verstehen und zeige deinem Team, worauf es zu achten gilt, um die Ordnung nicht zu gefährden.
• Sorge dafür, dass sich deine Patienten ebenfalls in das System der Praxis integrieren können. Ein typisches Beispiel: Bitte um eine Kontaktaufnahme per Mail, falls sich dies in deinem Arbeitsalltag besser umsetzen lässt. Gleichzeitig solltest du jedoch für diejenigen, die nicht schreiben möchten, selbstverständlich auch telefonisch zur Verfügung stehen.

„S“ wie „Säubern“

• Hierzu gehört es unter anderem, alle hygienischen Vorgaben einzuhalten, jedoch auch…:
  • Lean Prinzipien in den Fokus zu rücken
  • Qualitätsstandards einzuhalten
  • Abweichungen von der Systematisierung auszuschalten
  • Ablenkungen, zum Beispiel durch private Handys am Arbeitsplatz, zu vermeiden
  • Arbeit und Freizeit strikt zu trennen
  • für einen einheitlichen Informationsfluss zu sorgen.

„S“ wie „Standardisieren“

Im Idealfall ist der beste Prozess für die Patienten auch der Prozess, der sich für die Praxis als die beste Variante erweist. Prozesse setzen sich in diesem Zusammenhang aus unterschiedlichen Details, wie zum Beispiel Vorgaben aus dem Bereich „Lean“ und einem modernen Qualitätsmanagement, zusammen. Gleichzeitig helfen regelmäßige Schulungen Mitarbeitern (und Chefs) dabei, immer wieder an sich zu arbeiten und kontinuierlich besser zu werden. Je mehr Prozesse standardisiert werden, desto weniger Fehler entstehen in der Regel. Apropos…

„S“ wie „Selbstdisziplin“ und „Ständiges Verbessern“

Damit alle Vorgaben optimal erfüllt werden können, braucht es Selbstdisziplin und den Willen, sich kontinuierlich zu verbessern. Dies gilt sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Chef.

Daher ist es wichtig, sich hin und wieder zurückzunehmen und sich auf die Suche nach Optimierungspotenzial zu begeben. Natürlich ist es ratsam, bei der Umsetzung von Ideen ebenfalls wieder strukturiert vorzugehen.

Spätestens jetzt zeigt sich, dass die 5-S-Methode in vielen Bereichen ineinandergreift und vor allem dann überzeugen kann, wenn sie als „großes Ganzes“ gesehen wird.