Warum es sich lohnt, deine Kunden per Mail oder per SMS an anstehende Termine zu erinnern

Sicherlich hast du es in der Vergangenheit auch schon einmal erlebt: Du hast auf einen Kunden gewartet, der dann leider nicht aufgetaucht ist. In unserem hektischen, schnelllebigen Alltag ist es durchaus möglich, hin und wieder etwas zu vergessen. Das ist absolut normal.

Aber wie wäre es, wenn du deinen Kunden ein wenig auf die Sprünge helfen würdest, indem du einfach – sagen wir einen Tag vorher – eine Terminerinnerung verschickst?
Klingt einfach? Das ist es auch.

Immerhin sind Termine, die nicht eingehalten werden, unangenehm und kosten dich zudem wertvolle Zeit.

Welche Folge haben nicht eingehaltene Termine?

Nicht eingehaltene Termine bedeuten für dich Leerzeit. Die kurzen Zeitfenster, die vergleichsweise spontan entstanden sind, lassen sich oft nicht nutzen, um sich anderen Arbeiten zu widmen. Das bedeutet, dass du und dein Team mehr oder weniger untätig herumsitzen und… nichts tun.

Das kostet dich Zeit und sicherlich letztendlich auch den ein oder anderen Nerv. Mit einer Erinnerung, die du entweder per Mail oder per SMS verschickst, kannst du sicherstellen, dass du zumindest alles getan hast, um deinen Kunden an eure Verabredung zu erinnern.

Achtung! Um erinnern zu dürfen, brauchst du die Genehmigung deines Kunden!

Du darfst deinen Kunden nicht „einfach so“ anrufen. Vielmehr muss er dir im Vorfeld bestätigen, dass es für ihn in Ordnung ist, wenn du ihn an seinen Termin in deiner Praxis erinnerst. Ansonsten verstößt du gegen die DSGVO.

Doch keine Sorge! Damit du dir nicht selbst Gedanken um den Wortlaut der entsprechenden Einverständniserklärung machen musst, findest du im Internet einige Vordrucke hierzu.

Wie solltest du deinen Kunden an einen anstehenden Termin erinnern? 4 Tipps

Dein Kunde hat sein Einverständnis erteilt? Wunderbar! Dann musst du dir nur noch Gedanken darüber machen, wie du ihn erinnern möchtest. Die folgenden Tipps helfen weiter!

  1. Achte darauf, weder zu früh noch zu spät zu erinnern. Am sichersten ist es in der Regel, die Erinnerung etwa 24 Stunden vor dem anstehenden Termin abzuschicken.
  2. Überlege dir, welchen Weg du gehen möchtest. Möchtest du eine SMS oder eine E-Mail verschicken beziehungsweise verschicken lassen? Mittlerweile gibt es einige Dienstleister, die automatische Erinnerungen verschicken. Wenn du Wert auf eine persönliche Note legst, solltest du zum Telefon greifen.
  3. Achte darauf, deinem Kunden alle wichtigen Infos (Tag, Uhrzeit, Ort, Anlass der Behandlung) zu übermitteln. So vermeidest du Rückfragen.
  4. Bleibe freundlich. Dein Kunde sollte nicht den Eindruck vermittelt bekommen, dass du ihn als unzuverlässig einstufst.

Wenn du diese Tipps berücksichtigst, kannst du in Zukunft ganz sicher unangenehme Ausfallzeiten vermeiden. Nicht alle, aber zumindest viele.