Visualisierung mit dem Kanban-Board – To-do-Listen und mehr für Kieferorthopäden, Kanban Teil 6
Schon mal was von einem Kanban-Board gehört? Das ist ein sehr nützliches Tool, das sich an die Bedürfnisse Deiner Praxis anpasst. Die einfachste Form eines Kanban-Boards ist eine To-Do-Liste mit den Spalten „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Alle Aufgaben, die Ihr (Du oder Dein Team) zu erledigen habt, tragt Ihr nun konsequent in solch eine Tabelle ein. Diese einfache Form eignet sich gut zum Einstieg für Dich und macht Dich vertraut mit dem System. Schritt für Schritt kannst Du dann dieses System immer weiter ausbauen.
Multibandbehandlung mit Kanbanliste
Wir führen diese Systeme fast ausschließlich mit unserer CRM-Software, sodass jeder jederzeit auf alle Listen zugreifen kann. Eine Kanbanliste kannst Du beispielsweise für die Multibandbehandlung erstellen. Diese könnte dann wie folgt aussehen: 1. Multiband einsetzen, 2. Miniimplantat einsetzen, 3. Reparatur, 4. Bogenwechsel, 5. Gummizüge, 6. Multiband entfernen. Der Umgang mit so einer Liste funktioniert so:
Alle Patienten, bei denen Multiband eingesetzt wird, trägst Du in die erste Spalte ein. Nach dem Einsetzen verschiebst Du sie in die nächste sinnvolle Spalte. Werden Miniimplantate eingesetzt, verschiebst Du sie in die dafür vorgesehene Spalte. Ist dies nicht geplant, überspringst Du diese Spalte und trägst sie direkt in die Spalte „Bogenwechsel“ ein. So verschiebst Du den Fall immer weiter, bis er beim „Multiband herausnehmen“ angekommen ist und danach schließlich diese Liste verlässt. Du verschiebst also nicht notwendigerweise von Spalte 1 in Spalte 2 und 3 und so fort, sondern vielmehr in die Spalten, die die tatsächliche Tätigkeit beschreiben. So erhältst Du nicht nur eine hervorragende Übersicht über die Behandlungsstadien, sondern kannst auch im Zusammenhang mit dem CRM-System hervorragend Automatisierungen durchführen.
Automatisiert Patienten auf den Termin vorbereiten
Verschieben wir einen Patienten in die Spalte „Multiband einsetzen“, erhält er automatisiert eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen zum Einsetztermin. Diese E-Mail ist personalisiert mit einem Platzhalter für die persönliche Anrede. Dadurch gewinnt der Patient den Eindruck, dass eine Mitarbeiterin nur für ihn und seinen Termin eine vollkommen individuelle Nachricht verfasst hat. Das steigert die Zufriedenheit, das höchste Ziel von Lean Orthodontics®. Tatsächlich bekommt die Mitarbeiterin davon gar nichts mehr mit, wenn das System einmal eingerichtet ist. Sie kann aber jederzeit in der Kontakthistorie des Patienten nachvollziehen, dass die E-Mail auch wirklich versendet wurde. Außerdem wird eine Aufgabe für die Mitarbeiterin automatisiert hinterlegt.
Individuelle Programmierung für jeden Patienten
Sobald Multiband eingesetzt ist, bekommt sie 24 Stunden später die Aufgabe zugeteilt, den Patienten anzurufen, um zu fragen, wie er mit der Apparatur zurechtkommt oder ob noch Fragen entstanden sind, die sie dann gerne beantwortet. So oder so ähnlich kann für jede Spalte (wir nennen sie Phase) jeder Pipeline (so nennen wir die Listen) eine individuelle Programmierung erfolgen. Die Patienten sind sehr zufrieden und das Team auch, denn es wird deutlich entlastet.