Terminorganisation nach dem Kanban-Prinzip – Mit dem Pull-Prinzip Engpässe vermeiden, Teil 5

Mit dem Pull-Prinzip Engpässe vermeiden, Teil 5

Ein wesentlicher Bestandteil in der Kanban-Organisation einer Praxis ist die Terminplanung. Welche Terminarten legen wir fest? Wie lange brauchen wir für jede Terminart, inklusive Vor- und Nachbereitung? (Diese Zeiten werden bei der Terminplanung oft vergessen.) Für welche Tageszeiten oder an welchen Wochentagen vergeben wir welche Termine?

Terminarten festlegen

Die meisten Zahnärzte und Kieferorthopäden arbeiten mittlerweile mit digitalen Karteikarten und zugehörigen Kalendersystemen. Hierbei hat es sich bewährt, jeder einzelnen Terminart eine eigene Farbe zuzuordnen. So können alle auf den ersten Blick erkennen, was im Laufe des Tages oder als nächstes zu tun ist. In der Praxis hat sich bewährt, bestimmte Tätigkeiten auch bestimmten Tagesabschnitten zuzuordnen. Sehr lange Termine, wie Besprechungen oder das Einsetzen und Herausnehmen von festsitzenden Apparaturen, erledigen wir bevorzugt am Vormittag, sodass der Hauptteil unserer Patienten, die Schulkinder, nach der Schule am Nachmittag ihre regulären kurzen Kontrolltermine wahrnehmen können.

Notfallzeiten freihalten

Ebenfalls eine gute Idee ist es, Notfalltermine in Zeiten zu legen, die für Kontrollen eher weniger genutzt werden. So erhält man einen gleichmäßig ausgelasteten Tagesablauf. Auch einzelne Tage können „thematische“ Schwerpunkte haben, wie zum Beispiel Diagnostik- oder Prophylaxe-Tage. Gerade, wenn Du neben der Kieferorthopädie noch allgemeinzahnärztlich arbeitest, ist eine derartige Struktur mindestens empfehlenswert, wenn nicht sogar obligatorisch.

Engpässen kontrolliert begegnen

Auch die Einteilung der PatientInnen in bestimmte Kategorien kann durchaus hilfreich sein. Welche brauchen viel Aufmerksamkeit, besondere Ansprache, welche sind „besonders pflegeleicht“? Ich will hier nochmal (wie schon in vielen anderen Beiträgen) auf die Gefahr aufmerksam machen, durch Stress und Hektik zusätzliche Engpässe zu schaffen. Wie begegnen wir ihr?

In Folge 4  meiner Beiträge über die 6 Arten der Verschwendung hatte ich bei Stau ein kontraintuitives Vorgehen empfohlen, indem vorübergehend nur noch in einem Behandlungszimmer gearbeitet wird? Der Grund war, auch nur die kleinste Form der Verschwendung auszuschalten: Wartezeit, Wegzeit, überflüssige Bewegungen. So entsteht ein Pullsystem mit gleichmäßigem, schnellstmöglichem Flow ohne Stau.

Effektiv ans Ziel kommen

Die Erkenntnis, die dahintersteckt, haben Wissenschaftler in einer Studie der Londoner Verkehrsgesellschaft[1] gewonnen, wo das Verhalten der Menschen auf Rolltreppen untersucht wurde. Demnach ist es bei einer voll besetzten Rolltreppe – entgegen der bekannten Regel: rechts stehen, links gehen – sinnvoller, wenn alle Benutzer dicht nebeneinanderstehen. Dann kommen alle schneller an ihr Ziel und nicht nur einige wenige. Mit anderen Worten: Vorhandene Kapazitäten werden so effektiver genutzt.

Ein ähnliches Beispiel bietet das Buch „Das Ziel“, ein Roman über Prozessoptimierung von Eliyahu M. Goldratt[2]. Dort geht es um einen Manager, der ein Unternehmen retten muss, indem er die Produktionskette optimiert. Den entscheidenden Schritt lernt er aber nicht im Unternehmen selbst, sondern bei einem Pfadfinderausflug mit seinem Sohn. Die Pfadfinder haben die Aufgabe, ein bestimmtes Ziel in einer vorgegebenen Zeit zu erreichen. Aber seine ganze Planung wird durch die Tatsache über den Haufen geworfen, dass die Kinder unterschiedlich schnell gehen, die Truppe sich dadurch mal auseinanderzieht, dann durch Warten der Schnelleren auf die Langsameren wieder zusammenfindet und so insgesamt keinen Rhythmus entwickeln kann. Letztendlich stellt sich heraus, dass die Gruppe schneller vorankommt, wenn der Langsamste sein Gepäck an die anderen abgibt und vorneweg geht.

Im Praxisalltag erleben wir es immer wieder: Wenn es hektisch wird, verfallen wir ganz leicht in Aktionismus und scheuchen alles rum, was auf zwei Beinen steht. Aber im Endeffekt bewirkt es nur Stress und mehr Unproduktivität, es tritt Unkonzentriertheit auf und die Gefahren häufen sich.

[1] Der Guardian berichtete 2016 von dieser Studie im Vorjahr: https://www.theguardian.com/uk-news/2016/jan/16/the-tube-at-a-standstill-why-tfl-stopped-people-walking-up-the-escalators

[2] Goldratt, Eliyahu M., und Jeff Cox. Das Ziel: Ein Roman über Prozessoptimierung. Frankfurt: Campus Verlag, 2001.