So kannst du die 2-Minuten-Regel in deine Praxis integrieren

Viele kennen das Problem: Es stehen mehrere Aufgaben an und am besten wäre es, sie alle gleichzeitig abzuarbeiten. Dass genau das nicht funktioniert, muss ich dir sicherlich nicht erklären. Die gute Nachricht ist jedoch, dass es nicht schwer ist, sich auf die Suche nach der richtigen Reihenfolge zu machen.

Innerhalb weniger Augenblicke weißt du dann, wie du am besten vorgehen solltest. Das „Geheimnis“? Die 2-Minuten-Regel.

In diesem Text erfährst du, was es damit genau auf sich hat!

Die 2-Minuten-Regel in der Übersicht: So kannst du deine Tätigkeiten optimal planen

Die 2-Minuten-Regel basiert auf genau zwei „Unterregeln“. Denn:

1. Die Tätigkeiten, die voraussichtlich weniger als zwei Minuten brauchen, werden sofort erledigt.
2. Die Tätigkeiten, die deutlich länger als zwei Minuten dauern, kannst du ganz einfach terminieren und daraus im CRM-System eine schriftliche Aufgabe erstellen.

(Dass es nicht immer einfach ist, die Dauer einer Tätigkeit ganz genau vorherzusagen, ist klar. Versuche dennoch, das Ganze so genau wie möglich einzuschätzen, verzeihe dir aber auch einen kleinen „Puffer“.)

Du und deine Mitarbeiter müssen selbstständig entscheiden

… und genau das kann für das gesamte Team sehr bereichernd sein. Denn: Jeder deiner Mitarbeiter (inklusive dir) muss sich – basierend auf der 2-Minuten-Regel – immer wieder die Frage stellen, wie lange es dauert, um „Aufgabe X“ zu erledigen.

Hierbei handelt es sich nicht nur um eine Übertragung von Verantwortlichkeiten, sondern auch um eine große Arbeitserleichterung für alle.

Ein weiterer Vorteil: Indem du deinem Team gestattest, Entscheidungen dieser Art vorzunehmen, musst du dich selbst nicht darum kümmern. Teams, die nichts entscheiden dürfen, schaffen ansonsten die „beste Grundlage“ dafür, dass am Ende doch wieder alles beim Chef (also bei dir) landet. Und genau das gilt es natürlich, zu vermeiden. Du solltest dich nicht mit mehr Arbeit als nötig konfrontieren.

Wichtig ist, dass du deinen Mitarbeitern Spielraum lässt und gleichzeitig lernst, ihnen zu vertrauen.

Setze auf gemeinsame Vereinbarungen!

Damit die 2-Minuten-Regel funktioniert, sollten deine Mitarbeiter natürlich nicht aus dem Bauch heraus entscheiden. Sie müssen wissen, auf welche Grundregeln sie sich verlassen können bzw. müssen.

So stellst du sicher, dass einer möglichst einheitlichen Vorgehensweise nichts im Wege steht. Wenn du wichtige Vorgaben an einer zentralen Stelle speicherst, dein Team schulst und sensibilisierst, schaffst du insgesamt gute Voraussetzungen.

Oft braucht es nur eine vergleichsweise kurze Eingewöhnung, um dafür zu sorgen, dass die 2-Minuten-Regel in den Alltag integriert wird. Und spätestens dann, wenn klar wird, dass dir bzw. euch diese Vorgehensweise wirklich helfen kann, strukturierter zu arbeiten, dürften auch die zunächst etwas skeptischeren Mitarbeiter überzeugt sein.