Plan-Do-Check-Act

Wie Du Prozesse kontinuierlich verbesserst

Bezogen auf die stetige Verbesserung im Kaizen kommt ein extrem wichtiges Konzept der Qualitätssicherung ins Spiel: Der PDCA-Zyklus. PDCA steht für die englischen Begriffe Plan, Do, Check und Act und beschreibt die grundlegende Art und Weise einer kontinuierlichen Prozessverbesserung und wie man idealerweise konkret vorgeht. Auch dieses Konzept ist meinen MitarbeiterInnen in Fleisch und Blut übergegangen und das sollte bei Deinem Team und Dir nicht anders sein! Doch wie funktioniert das nun.

Plan

Bevor wir einen Prozess überhaupt umsetzen können, müssen wir ihn planen, zum Beispiel durch Arbeitsanweisungen usw. Dann setzen wir eine Lösung in die Tat um. Das Besondere ist nun, dass wir nicht immer im Vorfeld wissen, ob das, was wir als Lösung ansehen, überhaupt so umsetzbar ist, wie wir glauben. Oder es gibt mehrere Lösungen und wir müssen uns für eine entscheiden, sind aber nicht sicher, ob diese langfristig die beste ist.

Do

Wir machen also ein Experiment. Diese experimentelle Handlung legen wir auf Wiedervorlage, um sie nach einem Zeitraum, in dem wir eine realistische (möglichst messbare!) Einschätzung über den tatsächlichen Nutzen der Maßnahme abgeben können, überprüfen.

Check

Jetzt kommt der Check, die Überprüfung. Wenn diese Überprüfung ergibt, dass die bei „Do“ eingeleitete Maßnahme erfolgreich war, übernehmen wir sie als Standard und führen sie offiziell ein (Act). Nicht immer bringt die Phase „Check“ ein positives Ergebnis. Im negativen Fall beginnt wieder ein neuer Zyklus mit der Planung, der (experimentellen) Umsetzung und der Wiedervorlage zur Prüfung.

Act

Erst dann, wenn wirklich ein positives Ergebnis vorliegt, schreiben wir die Arbeitsanweisung definitiv um. Sie gilt so lange, bis möglicherweise ein neues Problem auftritt und wieder ein erneuter Zyklus beginnt.

Diszipliniert und systematisch vorgehen

Jede Änderung eines Standards erfolgt bei uns nach diesem Prinzip. Es ist bei uns verboten, einen Standard ohne PDCA-Zyklus zu ändern. Diese Disziplin ist ungemein wichtig. Fehlt sie, ist das hauptverantwortlich für die meisten Probleme in kieferorthopädischen Praxen. Dort, wo ich Teams betreut habe, lief es zuvor meistens so: Es wurde ein neues Bracket eingeführt mit einer neuen Präskription. Plötzlich kam es gehäuft zu Bracketverlusten. Doch statt systematisch auf Fehlersuche zu gehen (mit dem PDCA-System), wurde schnell ein neues Komposit gekauft. Gleichzeitig zeigte die neue Präskription Auswirkungen und die gewohnten Mechaniken zeigten plötzlich andere Ergebnisse. Um das wieder in den Griff zu bekommen, wurden neue Bögen gekauft oder ungewohnte Techniken aus einem Kurs angewendet. Aber auch das funktionierte nicht. Dann gingen sie zum nächsten Kurs, während die Praxis im Chaos versank und der Referent sagte: Ist alles falsch, mach alles anders. Nun machten sie alles anders, aber es wurde und wurde nicht besser …

Das Happy End

… der Geschichte ist immer gleich: Dieser Kieferorthopäde kommt in meinen Kurs und alles wird gut. Du meinst, jetzt bin ich aber eingebildet? Nein, ich bin mir sicher. Denn ich erwarte nicht von Dir bestimmte Materialien usw. zu nutzen. Ich erwarte von Dir eine systematische Arbeitsweise. Und da führe ich Dich mit kleinen Schritten hin. Du bleibst der Steuermann, ich bin der Lotse.