Kontrolle behalten und Hilfen anbieten

So ermöglichst du eine schnelle und leichte Kommunikation

Im vorherigen Beitrag habe ich Möglichkeiten der Strukturierung von Arbeitszeiten und Behandlungsvorgängen beschrieben. Was ist nun meine Funktion in diesem System?  Neben der eigentlichen Patientenbehandlung bin ich im Grunde der „Hüter des Systems“. Ich sehe jeden Patienten in einem bestimmten Rhythmus und achte primär darauf, dass das Behandlungskonzept, also das System eingehalten wird.

Führung durch den Steuermann

Durch diese Kontrollfunktion kann ich, wenn nötig, die Reißleine ziehen, die Behandlung übernehmen, konkrete Handlungsanweisungen für die Folgetermine veranlassen, beziehungsweise eine Ärztebesprechung – online oder beim nächsten Meeting – einberufen. So haben alle Ärzte, ähnlich wie beim Mentoringprogramm nicht nur eine schnelle kollegiale Hilfe mit Feedback für die eigenen Entscheidungen, sondern auch eine regelmäßige fallspezifische Schulung und Anleitung zur Selbstreflektion. Hierbei schließe ich mich nicht aus, denn es heißt ja nicht umsonst „docendo discimus“!

Gegenseitige Hilfe

Eine gute und einfache Kommunikation ist unumgänglich. Und da alle MitarbeiterInnen über Arbeits-Smartphones miteinander vernetzt sind, können wir jederzeit telefonieren, chatten und Videoschaltungen vornehmen. So kann auch jede(r) schnell einen Ratgeber hinzuziehen und sich unabhängig vom Standort weitere Arbeitsanweisungen gut und schnell übermitteln lassen oder einen Helfer „live“ in Bild und Ton konsultieren.

Effiziente Vorgehensweise

Die hervorragenden Möglichkeiten zeigen sich in allen Arbeitsbereichen. Während ich beispielsweise zum Abschluss eines Behandlungstermins noch das weitere Vorgehen mit dem Patienten bespreche und ihn verabschiede, gibt eine Assistentin bereits die Terminintervalle an die Rezeption durch, sodass, wenn der Patient dort ankommt, bereits mehrere Terminvorschläge und entsprechendes Informationsmaterial vorbereitet sind und bereitstehen.

Die virtuelle Vernetzung

… ist ein wesentlicher Faktor unserer Organisation. Wir haben verschiedene virtuelle Gruppen (ähnlich den WhatsApp-Gruppen), eingeteilt nach Standort, Zusammenarbeit einzelner Personen und nach Bereichen wie Verwaltung, Assistenz, Ärzte. So haben wir die Möglichkeit, die passende Gruppe auszuwählen, um zum Beispiel ein Problem zu besprechen, eine Nachricht zu übermitteln oder eine Zweitmeinung einzuholen. Am besten schaust Du Dir das einmal zusammen mit Deinem Team in einem InOffice-Kurs an. Die Kursteilnehmer sind immer wieder erstaunt und begeistert zugleich und können viele Anregungen mitnehmen. Und gerade die AssistentInnen sind danach meist so motiviert, dass sie kaum den Montag abwarten können, wo sie das Neugelernte direkt in die Tat umsetzen können.