Hast du schon von PDCA gehört?

Nein? Dann kannst du dir fast schon sicher sein, dass du das Potenzial, das dir ein verlässliches Fehlermanagement bietet, noch nicht zu 100 Prozent ausnutzt.

Aber keine Sorge! In diesem Artikel verrate ich dir, was es mit PDCA auf sich hat, wofür dieses Buchstabenkürzel steht und wie es dir dabei helfen kann, die Grundlage für eine kontinuierliche Prozessverbesserung zu schaffen.

Vereinfacht ausgedrückt, könnte man sagen, dass PDCA dir zwar keine Garantie dafür gibt, dass alles immer glatt läuft, dir aber dabei hilft, schnell zu reagieren und rasch nachzubessern. Neugierig geworden?

Was bedeutet PDCA?

PDCA ist die Abkürzung für „Plan, Do, Check, Act“. Hier ist der Name – wie du gleich sehen wirst – fast schon Programm.

In meiner Praxis arbeiten wir seit Jahren nach diesem Prinzip – und genau das würde ich dir auch raten. Mithilfe der folgenden Schritte kannst du die Prozesse in deiner Praxis immer weiter optimieren und gleichzeitig dein Team miteinbeziehen. Es ist definitiv nicht übertrieben, zu behaupten, dass PDCA im Kaizen schon lange zu einer unersetzlichen Größe geworden ist.

P wie Plan

Bevor du einen Prozess umsetzt, musst du ihn planen. Das ist klar. Nur so sorgst du von Anfang an für eine verlässliche Struktur. Ohne Plan, kannst du deinen Mitarbeitern immerhin nicht sagen, was sie tun sollen. Doch auch, wenn sich das Wort „Plan“ schon sehr festgeschrieben anhört, kann es natürlich sein, dass dein Vorhaben Fehler enthält oder schlicht nicht umsetzbar ist. Und genau an dieser Stelle kommt der zweite Punkt ins Spiel…

D wie Do

Nun ist es an der Zeit, deinen Plan umzusetzen. Beziehe hierzu deine Mitarbeiter ein und zeige ihnen genau auf, was du von ihnen erwartest. (Selbstverständlich solltest du ein wenig Zeit einplanen, damit sich alles einspielen kann.)

C wie Check

Bis zu diesem Zeitpunkt handelt es sich bei deinem Plan um eine Art „Experiment“. Daher solltest du nach einiger Zeit kontrollieren, um besagter Plan auch wirklich zu dem von dir gewünschten Ergebnis geführt hat. Lege dir die entsprechende Handlung also auf Wiedervorlage, um ihre Ergebnisse dann zu checken.

Du bist zufrieden? Wunderbar! Dann ist es nun an der Zeit, die entsprechende Maßnahme in deine Standards aufzunehmen. Sie werden also zum…

A wie Act

… zumindest so lange, bis vielleicht ein neues Problem auftritt, das dann wiederum einen neuen PDCA-Zyklus einleitet. Bis dahin sollte es explizit „verboten“ sein, Handlungen anzupassen. Ansonsten kann das PDCA-System nicht einheitlich funktionieren.

Beziehe deine Mitarbeiter mit ein!

Ob PDCA als Fehlermanagement-Tool funktioniert oder nicht, ist unter anderem von deinen Mitarbeitern abhängig. Daher solltest du ihnen nicht nur die Lösung, die du ausprobieren möchtest, sondern auch den Sinn des kompletten PDCA-Prinzips nahebringen. Ansonsten wird es ganz sicher immer wieder zu Unstimmigkeiten kommen, die den Workflow eurer Praxis negativ beeinflussen.