Habits formen
Wie du und dein Team stetige Verbesserungen erreicht
Geht es um Arbeitsabläufe, beobachte ich oft Folgendes: Der Kieferorthopäde, die Ärztin oder Praxisleiterin gibt eine Anweisung, zum Beispiel wie Instrumente in der Schublade angeordnet werden sollen. Er, respektive sie, zeigt oder erklärt es ein- oder zweimal und geht dann davon aus, dass die MitarbeiterInnen es so umsetzen. Das ist aber nicht der Fall. Entweder verändern Mitarbeiter im Laufe der Zeit etwas daran oder der/die Ärztin selbst hält sich nicht daran. Und meistens sprechen sie nicht einmal darüber. Genau hier liegt der Knackpunkt:
Hinterfrage Abläufe
Zu einem guten Qualitätsmanagement gehört, dass alle Beteiligten sich austauschen und fragen: Was ist gut für uns, für unsere Arbeitsabläufe und unseren Alltag? Und Chef und Chefin haben im Prozess der Umsetzung eine wichtige Vorbildfunktion. Arbeitsabläufe müssen auch ständig hinterfragt werden: Ist das wirklich die beste Art, es so zu machen? Können wir den Prozess verbessern? Wie können wir das tun? Das sind manchmal Kleinigkeiten wie: Habe ich wirklich Augenkontakt mit dem Patienten gehabt und ihn mit Namen angesprochen? Hier gilt es ein Habit zu formen, eine Kultur der positiven Entwicklung, der Verbesserung zu erzeugen. Wir gehen nicht einfach hin und sagen, heute verbessern wir das Bracket-Einsetzen oder jetzt verbessern wir unsere Arbeitsabläufe. Natürlich arbeiten wir so, wenn wir Schulungen durchführen. Im Alltag muss das Streben nach Verbesserungen jedoch zur zweiten (oder gleich zur ersten!) Natur werden.
3 Schritte zur Ausformung von Habits
Ein Habit bildet man gemäß Pulitzer-Preisgewinner Charles Duhigg durch drei Schritte, die er in seinem Buch „Power of Habit“ (deutsch: Die Macht der Gewohnheit: Warum wir tun, was wir tun) ausführlich beschreibt. Die drei Schritte sind:
- erkennen und wahrnehmen eines Reizes (Cue),
- diesem Reiz eine regelmäßige Aktion zuordnen (Routine) und
- die Verknüpfung mit einem Gefühl von Zufriedenheit, Stolz oder Erfolg, also eine Belohnung, wenn die Aktion durchgeführt wurde (Reward).
Alle drei Schritte gehören zusammen, sonst funktioniert es nicht.
So gelingt es in kürzester Zeit, Habits zu formen, hin zur stetigen Verbesserung. Die Verbesserung an sich ist zwar wichtig. Aber das eigentliche Ziel ist die mentale Ausrichtung auf Problemlösung. Diese können die MitarbeiterInnen nach und nach selbstständig auf alle weiteren Bereiche übertragen. So kannst Du mit der Zeit für Standardprobleme Standardlösungsstrategien entwickeln.