Engpässe in der Verwaltung vermeiden
Viele Außenstehende denken im Zusammenhang mit einer kieferorthopädischen Praxis nicht an verwaltungstechnische Aufgaben. Dabei wäre es schlicht falsch, diesen wichtigen Bereich zu unterschätzen. Immerhin wollen hier vor allem Termine verwaltet und optimal geplant werden. Wenn Du hier – warum auch immer – Kompromisse eingehst, läufst Du Gefahr, dass über kurz oder lang ein Engpass entsteht und Du ins Schwimmen kommst.
Glücklicherweise kann dies mit ein paar Tricks jedoch in den allermeisten Fällen verhindert werden.
Trick Nr. 1: Eine Aufteilung in Terminarten
Keine Frage: Nicht jeder Termin ist gleich. Es gibt Behandlungen, die mehr und Behandlungen, die weniger Zeit brauchen. Und genau deswegen ist es im ersten Schritt wichtig, mit Terminarten zu arbeiten und diese klar zu definieren. Für die Einteilung sollte nicht nur die Behandlungsdauer, sondern die komplette Zeitspanne – inklusive Vor- und Nachbereitung – berücksichtigt werden.
Je nachdem, welcher Termin eingetragen werden soll, ist es dann sinnvoll, mit verschiedenen Farben zu arbeiten. Unabhängig davon, ob ein Kalender dann digital oder manuell geführt wird, ist es so möglich, die unterschiedlichen Arten auf den ersten Blick zu erkennen.
Trick Nr. 2: Bestimmte Terminarten zu bestimmten Tageszeiten
Manche Terminarten eignen sich hervorragend dazu, um in den frühen Morgenstunden abgearbeitet zu werden, andere passen besser in den Nachmittag. Genau das gilt es zu nutzen. Viele Experten empfehlen hierbei, vor allem die längeren Termine auf den Vormittag zu legen, um am Nachmittag Platz für kleinere Eingriffe zu schaffen. Jede Praxis folgt hier ihrem individuellen Rhythmus. Am besten probierst du aus, was optimal zu dir passt.
Trick Nr. 3: Individuellen Charakter der Patienten berücksichtigen
Auch Deine Patienten werden sich teilweise deutlich voneinander unterscheiden. Je besser Du sie kennenlernst, desto besser wird es Dir gelingen, auch hier einzelne Details zu berücksichtigen. Sollte ein Patient beispielsweise dazu neigen, viele Rückfragen zu stellen und dementsprechend mehr Zeit brauchen, solltest Du dies bei der Berechnung der Gesamtbehandlungsdauer berücksichtigen. Die „besonders pflegeleichten“ Fälle können dann, da sie weniger Zeit in Anspruch nehmen, wunderbar auf den Nachmittag verlegt werden usw..
Fazit
Je genauer Du die Abläufe in Deiner Praxis kennenlernst, desto mehr kannst Du die Möglichkeit nutzen, immer wieder zu optimieren und Engpässe in der Verwaltung vermeiden.
Du fragst Dich, ob Du möglicherweise schon unter Engpässen leidest, die Dich in Deinem Alltag einschränken? Ein kleiner Tipp: Wirf einen Blick in Dein Wartezimmer. Spätestens dann, wenn es hier regelmäßig zu Stau kommt und sich die Patienten beschweren, dass sie „trotz Termin“ immer noch nicht dran sind, ist es an der Zeit, hellhörig zu werden.
Engpässe in der Verwaltung können dafür sorgen, dass Du das Potenzial, das Deine Praxis bietet, nicht optimal nutzen kannst.
Die gute Nachricht ist jedoch, dass es einige Tricks gibt, die Dir helfen können, diese Art von Fallstrick zu umschiffen. Vor allem im Bereich der Terminvergabe ist es sinnvoll, aufmerksam zu bleiben. Termin ist nicht gleich Termin!