Datenkontrolle – wie wird meine Praxis „leaner“?

Eine Praxis, die möglichst lean ist, stellt für viele den Inbegriff eines idealen Arbeitsumfeldes dar. Die Frage, die hiermit immer wieder verbunden wird, ist: „Wie kann ich das erreichen?“.

Vor allem der Bereich der Daten bzw. der Datenkontrolle stellt viele kieferorthopädische Teams vor eine große Herausforderung. Dabei ist es eigentlich nicht schwer, hier zwischen „wichtig“ und „nicht wichtig“ zu unterscheiden. Die folgenden Tipps sollen dabei helfen, ein wenig mehr für dieses – durchaus spannende – Thema zu sensibilisieren.

Welche Daten fallen in einer Praxis an?

Wer sich ein wenig Zeit nimmt, um sich mit der Fülle an Daten zu befassen, mit denen die eigene Praxis jeden Tag aufs Neue geflutet wird, erkennt schnell, dass es sich bei dem Ziel der „Lean Praxis“ um eine echte Herausforderung handeln kann.

Immerhin werden nicht nur im Rahmen der Anamnese wichtige Infos über den Patienten und dessen Vorstellungen, Wünsche und Ängste gesammelt. Genaugenommen ist der gesamte Behandlungsprozess von etlichen Details gespickt. Antworten auf Fragen wie:

• Welche Erfolge wurden bereits erzielt?
• Wie kommt der Patient mit seiner Zahnspange zurecht?
• Hat er Wünsche oder gar Schmerzen?

usw. müssen festgehalten werden. Doch Moment! Müssen sie wirklich ALLE festgehalten werden? Zugegeben: im Zusammenhang mit den oben genannten Punkten dürfte schnell klar sein, dass es sich hierbei um wichtige Details handelt. Es gibt jedoch ebenso gut Beispiele, anhand derer ersichtlich wird, dass ein „nice to know“ übertrieben wäre.

Ein klassisches Szenario: Ein Patient berichtet davon, zu 100 Prozent davon überzeugt zu sein, dass seine Zahnfehlstellung vom Daumenlutschen in der Kindheit rührt. Diese Info mag werdende Eltern, aber keinen Behandler eines erwachsenen Patienten interessieren. Denn: der Missstand wurde bereits erkannt. Nun geht es darum, entgegenzuwirken.

Mitarbeiter sensibilisieren und an einem Strang ziehen

So neutral es möglicherweise klingen mag: Beim Sammeln von Informationen zu einem bestimmten Patienten ist es so gut wie immer am besten, pragmatisch und emotionslos an die Sache heranzugehen. Dies bedeutet natürlich nicht, dass Du unfreundlich oder unpersönlich sein solltest. Es gilt jedoch, sich auf das Wesentliche zu beschränken, das Ziel im Auge zu behalten und sich zu fragen, wie selbiges erreicht werden soll.

Ebenso wichtig ist es, dass Du Deine Mitarbeiter hier ebenfalls sensibilisierst. Es bringt wenig, wenn allein Du Dich auf die wichtigsten Details beschränkst, Deine Teammitglieder es aber lieben, die Kundenkartei mit unzähligen Infos zum Lebenslauf eurer Patienten zu spicken.

Am besten legt ihr einheitliche Regeln fest, aus denen klar hervorgeht, welche Details wichtig sind und welche nicht.

Zusatztipp: Im Laufe der Zeit schleichen sich in so gut wie jeder Praxis Gewohnheiten ein. „Alte Abläufe“ sind es daher definitiv wert, unter die Lupe genommen zu werden. Vielleicht verbirgt sich ja auch hier – gerade in Bezug auf eine bessere Datenkontrolle – ein hohes Verbesserungspotenzial?

Ein Bereich sollte auf dem Weg zur „Lean Praxis“ nicht unterschätzt werden: die Flut an Daten, mit denen jede Praxis im Alltag konfrontiert wird (auch wenn sie nicht zu 100 Prozent ausgelastet ist), sollte nicht unterschätzt werden.

Umso wichtiger ist es zwischen wichtigen und eher unwichtigen Details entscheiden zu können. Je genauer hier gefiltert wird, desto aussagekräftiger sind letztendlich auch die Kundendateien. Diese wiederrum stellen die Basis für eine effektive und erfolgreiche Behandlung dar.

In diesem Artikel geht es um klassische Fallen, die im Zusammenhang mit Daten und Datenkontrolle in einer kieferorthopädischen Praxis auftreten können. Gleichzeitig erfährst Du viel über praktische Lösungsansätze.