Das Problemmeldesystem als Schlüssel für einen optimierten Praxisalltag

Sicherlich ist es nicht übertrieben, zu behaupten, dass es die „perfekte Praxis“ nicht gibt. Immer wieder gibt es Situationen, in denen eben nicht alles nach Plan läuft und spontan entschieden werden muss, oder nicht?

Teil 1 des Satzes („Immer wieder gibt es Situationen, in denen eben nicht alles nach Plan läuft…“) stimmt. Teil 2 ist optional. Denn: wer weiß, wie er im Zusammenhang mit bestimmten Zwischenfällen reagieren muss, muss nicht lange nachdenken, um die jeweils beste Lösung zu finden.

Doch wie funktioniert ein „perfektes“ Problemmeldesystem eigentlich? Und weshalb ist es so wichtig, dass wirklich alle mitarbeiten?

Auf welchem Prinzip beruht ein funktionierendes Problemmeldesystem?

Das Prinzip, das sich hinter einem funktionierenden Problemmeldesystem verbirgt, ist leicht erklärt. Es geht darum, wann immer nötig die Reißleine ziehen zu können. Ein entsprechendes Vorgehen ist unter anderem schon im Zusammenhang mit klassischer Fließbandarbeit schon lange zum Standard geworden.

Es spricht jedoch nichts dagegen, auch in einer kieferorthopädischen Praxis auf diese Weise zu arbeiten.

Im Idealfall sorgen individuelle Pläne dafür, dass jeder genau weiß, was im jeweiligen Fall zu tun ist. Gleichzeitig sind besagte Pläne natürlich nicht in Stein gemeißelt. Sie können jederzeit optimiert bzw. vervollständigt werden.

Schnelles Agieren erfordert von den Mitarbeitern natürlich auch ein hohes Maß an Flexibilität. Bestenfalls sind alle Beteiligten dazu in der Lage, sich schnell auf die neuen Gegebenheiten umstellen zu können.

Was spricht gegen spontanes Agieren?

Das Wartezimmer füllt sich, eine Behandlung läuft nicht wie gewünscht ab, der Patient hat seine Zahnspange nicht regelmäßig getragen… es gibt viele Situationen, in denen vergleichsweise schnell auf einen Plan B gesetzt werden muss.

Umso besser, wenn dieser sich bereits in der Hinterhand befindet und nur noch auf ihn zurückgegriffen werden muss.

Spontane Entscheidungen bergen hier ein hohes Risiko in sich. Denn: sie erfordern manchmal ein wenig mehr Zeit, da verschiedene Vorgehensweisen gegeneinander abgewogen werden müssen. Noch dazu kann es sein, dass sich der Betroffene in der Hektik für die falsche Lösung entscheidet.

Mit Hilfe eines ausgeklügelten Problemmeldesystems kann solchen Fehlerquellen gezielt vorgebeugt werden. „Ganz nebenbei“ werden auf diese Weise auch die Nerven der Mitarbeiter geschont. Das Stresslevel bleibt in einem „normaleren Bereich“, da schon entsprechend vorgearbeitet wurde.

Fazit

Wer Probleme als Herausforderungen ansieht und noch dazu weiß, wie er in den jeweiligen Fällen reagieren muss, ist klar im Vorteil.

Daher ist es umso wichtiger, ein funktionierendes Problemmeldesystem in der Praxis zu etablieren und im Idealfall alle Mitarbeiter schnell mit ihm vertraut zu machen.

Ob dieses dann als klassisches Dokument, digital oder vielleicht auch in Form einer aussagekräftigen Mind Map aufgebaut wird, bleibt dem persönlichen Geschmack überlassen.

Das Etablieren eines Problemmeldesystems kann dabei helfen, die Mitarbeiter im Zusammenhang mit dem Umgang mit Herausforderungen im Praxisalltag zu unterstützen.

Es zeigt ihnen an, wie sie im Notfall möglichst rasch die Reißleine ziehen können, um den allgemeinen Fluss nicht zu gefährden.

In diesem Artikel zeige ich dir, dass es sich bei einem funktionierenden Problemmeldesystem um kein Hexenwerk handelt.