Chunking in der Kieferorthopädie
Wie Du die Automatisierung der Habits zur Wertschöpfung nutzt
Beim Chunking werden einzelne Abschnitte der Problemlösung zu Prozessketten zusammengebaut. Das hat den Vorteil, dass die Beteiligten die Prozessschritte nicht mehr einzeln überlegen müssen, sondern der gesamte Prozess automatisch abläuft. Im folgenden Beispiel bedeutet das, verschiedene Wenn-Dann-Verbindungen zu vereinen. Dazu durchlaufe ich die im vorherigen Beitrag erläuterten Schritte zur Habitbildung.
Beispiel Bracketverlust
Nehmen wir also an ein Bracket ging verloren. Was ist Schritt 1, der Reiz (Cue)? Ganz einfach: das Bracket ist gelöst. Jetzt folgt 2. eine regelmäßige Aktion. Das ist eine Routine, die immer mit diesem Reiz „Bracket gelöst“ verknüpft wird: Wir prüfen, ob Komposit auf dem Zahn oder auf dem Bracket ist. Dies gibt einen Rückschluss darauf, ob die Vorbereitung des Brackets (Komposit am Zahn) oder die Vorbereitung am Zahn (Komposit am Bracket) fehlerbehaftet war. Und so haben wir schon die Lösung gefunden. Jetzt kommt noch 3. die Belohnung (Reward), die am besten sowohl vom Mitarbeiter selbst als auch vom Chef ausgehen sollte.
Automatisierung
Dieser Vorgang wird automatisiert und bedarf dadurch keiner eigentlichen Denkleistung mehr. Das spart Zeit, Energie und reduziert Fehler! Das ist Lean Orthodontics® und das ist Kaizen, wie ich es in meinen Kursen lehre. Denke immer daran: Was ist unsere wichtigste aber gleichzeitig auch anstrengendste Tätigkeit? Nachzudenken. Uns konzentriert hinzusetzen, um ein Problem zu lösen. Und genau das sollten wir so selten wie möglich tun müssen! „Wie soll das gehen?“ fragen mich meine KursteilnehmerInnen immer wieder und womit antworte ich ihnen? „Mit dem Formen von Habits und dadurch, dass wir unsere Arbeit durch Chunking in Richtung Autopilot entwickeln!“ Wie oft sehe ich, wie viel Zeit KollegInnen für Fallplanungen benötigen. In meinen Kursen zeige ich Dir ganz genau, wie Du auch hier Habits und Chunking für eine perfekte und dennoch entspannte Fallplanung entwickelst. Meine Methoden wie die 5-Sekunden-Modellanalyse, das ABCD-System, die 10-Punkte-Fernröntgenanalyse und die Baxmann Keys basieren alle auf dieser Idee.
Verantwortung, Flow und Wertschöpfung
Natürlich müssen diese Routinen trainiert werden. Durch ständiges Training fördern wir die individuelle Kompetenz eines jeden Mitarbeiters. MitarbeiterInnen sollten die Arbeitsabläufe in ihrer Gesamtheit kennen, verstehen und beherrschen, nicht nur kleinste Teilabschnitte. Das führt zu einem erhöhten Verständnis der kompletten Prozesskette, zu einem größeren Verantwortungsgefühl, zu einem verbesserten Flow und nicht zuletzt zu einer Verstärkung der intrinsischen Motivation, da die eigene Verbesserung ständig bewusst gemacht und erlebt wird. Meine Mitarbeiter wissen alle genau, wie viele Behandlungsstarts wir am Ende des Monats erreicht haben müssen, um wirtschaftlich zu arbeiten und wie viele Erstgespräche nötig sind, um das zu erreichen. Seit ich Ihnen diese Zahlen vorgebe, haben sie den Wert eines jeden einzelnen Patienten noch besser verstanden, was die individuelle Serviceleistung jeder einzelnen Mitarbeiterin nochmal deutlich erhöht hat. Dieses Denken ist Teil der Wertschöpfung und macht auch klar, dass die Patientenzufriedenheit letztlich jedem einzelnen in der Praxis zugutekommt.
Dokumentation
Damit der beste Standard eines Arbeitsablaufs jederzeit allen zur Verfügung steht, tragen wir alles in unser CRM-System ein und dokumentieren jede Veränderung. Diese Dokumentationen können unterschiedlicher Art sein: schriftlich, bildlich, per Video und idealerweise so, dass der Vorgang messbar ist. Unser CRM-System ist von jedem PC-Arbeitsplatz und von jedem Arbeitshandy (alle Mitarbeiter haben ein eigenes Arbeitshandy für die Kommunikation und Dokumentation) leicht erreichbar und nutzbar. So geht kein wertvolles Wissen verloren. Sollte ein Mitarbeiter einmal ausfallen und eine andere dafür einspringen oder kommt eine neue Mitarbeiterin zum Team dazu, können sie dieses Wissen jederzeit abrufen. Auch Du kannst meine Youtube-Videos nutzen für Dich und Dein Team. Verlinke meinen Youtubekanal mit Deinem Praxissystem und Du hast jederzeit kostenlos aktuelle Arbeitsanweisungen als Video vorliegen. So sparst Du wahnsinnig viel Zeit und bietest Deinem Team ebenfalls ein aktuelles und zeitgemäßes Medium zum Lernen an.